La inteligencia artificial está cambiando la conversación sobre digitalización empresarial. Sin embargo, antes de incorporar nuevas herramientas conviene hacerse una pregunta mucho más sencilla: ¿cuánto trabajo seguimos realizando manualmente en nuestra empresa? Digitalizar no consiste simplemente en incorporar tecnología. En muchos casos, el primer paso es revisar cómo se realizan actualmente los procesos, detectar tareas repetitivas y decidir dónde la tecnología puede aportar realmente valor.
¿Estamos digitalizando empresas o simplemente incorporando herramientas?
Hablar de transformación digital suele llevarnos rápidamente hacia la tecnología.
Inteligencia artificial, automatización, aplicaciones, plataformas, datos, asistentes digitales...
Todas estas herramientas pueden tener un papel importante en una empresa. Pero existe una cuestión previa que, en nuestra opinión, merece mucha más atención:
¿Cómo está funcionando realmente nuestra empresa?
Una organización puede utilizar numerosas herramientas digitales y, al mismo tiempo, mantener procesos que dependen en gran medida de tareas manuales.
La digitalización, por tanto, no debería medirse únicamente por el número de herramientas utilizadas.
Debería analizarse también desde la perspectiva de cómo se realizan los procesos y cómo circula la información dentro de la organización.
El trabajo manual forma parte de muchos procesos empresariales
En cualquier empresa existen tareas que se repiten.
Por ejemplo:
- Introducir información en diferentes documentos.
- Preparar comunicaciones similares.
- Buscar información para elaborar un informe.
- Registrar manualmente determinados datos.
- Hacer seguimiento de solicitudes.
- Preparar documentación.
- Trasladar información entre diferentes sistemas.
- Recordar determinadas acciones pendientes.
Que una tarea sea manual no significa necesariamente que esté mal planteada.
Hay actividades que requieren intervención humana y que deben seguir realizándose de esa manera.
El problema aparece cuando una tarea repetitiva consume recursos y podría realizarse de una forma diferente sin perjudicar el resultado.
Ahí es donde merece la pena detenerse y analizar el proceso.
Antes de automatizar, hay que entender el proceso
Existe una tendencia lógica cuando aparece una nueva tecnología: buscar inmediatamente qué podemos hacer con ella.
Con la inteligencia artificial ocurre lo mismo.
La pregunta suele ser:
“¿Qué puede hacer la IA por mi empresa?”
Nuestra propuesta es formular primero otra pregunta:
“¿Qué procesos de mi empresa podrían mejorarse?”
La diferencia es importante.
Si no conocemos suficientemente un proceso, automatizarlo puede significar simplemente trasladar sus problemas a una nueva herramienta.
Por eso consideramos más razonable seguir una secuencia:
Analizar
Entender cómo funciona actualmente el proceso.
Identificar
Localizar tareas repetitivas, duplicidades y puntos donde se producen dificultades.
Priorizar
Determinar qué problemas tienen realmente importancia para la empresa.
Digitalizar
Utilizar herramientas digitales cuando aporten una mejora concreta.
Automatizar
Automatizar aquellas tareas en las que tenga sentido hacerlo.
Incorporar IA
Utilizar inteligencia artificial allí donde pueda aportar una capacidad adicional útil.
¿Dónde puede aportar valor la inteligencia artificial?
La inteligencia artificial no debería convertirse en un objetivo en sí mismo.
Es una tecnología que puede utilizarse para diferentes finalidades empresariales, pero su utilidad dependerá del proceso, de los datos disponibles, de la organización y del objetivo que se persiga.
Puede tener sentido estudiar su aplicación, por ejemplo, en actividades relacionadas con:
Tratamiento de información.
Generación o transformación de contenidos.
Clasificación de información.
Análisis de determinados datos.
Apoyo a determinados procesos administrativos.
Atención y gestión de consultas.
Apoyo a determinadas actividades comerciales.
Pero no existe una solución universal.
Lo que funciona para una empresa puede no tener sentido para otra.
Por eso creemos que la digitalización debe partir de la realidad de cada organización.
Cinco preguntas que cualquier empresa debería hacerse
No hace falta comenzar con un proyecto tecnológico complejo.
Se puede empezar realizando algunas preguntas sencillas.
- ¿Qué tareas repetimos constantemente?
Identificar las tareas recurrentes permite empezar a comprender dónde puede existir una oportunidad de mejora.
- ¿Dónde introducimos la misma información más de una vez?
La duplicación de datos puede indicar que existen procesos que conviene revisar.
- ¿Qué actividades dependen de recordatorios personales?
Cuando un proceso depende exclusivamente de que alguien recuerde realizar una determinada acción, merece la pena analizar si puede estructurarse mejor.
- ¿Dónde dedicamos tiempo a buscar información?
Tener información no significa necesariamente poder utilizarla de forma eficiente.
- ¿Qué tareas aportan menos valor cuando se realizan manualmente?
Esta última pregunta puede ser especialmente útil.
No se trata de decidir qué tareas deben desaparecer.
Se trata de identificar dónde puede utilizarse mejor el tiempo de las personas.
Digitalizar no significa sustituir personas
Existe una preocupación legítima cuando hablamos de automatización e inteligencia artificial: qué impacto tendrán estas tecnologías sobre el trabajo.
Pero desde una perspectiva empresarial, la cuestión también puede plantearse de otra manera.
Las personas aportan capacidades que van mucho más allá de la ejecución de tareas repetitivas.
Decidir, negociar, atender a un cliente, resolver un problema, crear una estrategia, supervisar un proceso o asumir una responsabilidad son actividades en las que el criterio humano continúa teniendo un papel fundamental.
Por eso, una buena digitalización debería buscar que las personas puedan dedicar más atención a aquellas actividades en las que realmente aportan valor.
El error de empezar por la herramienta
Una empresa puede encontrarse hoy con una enorme cantidad de soluciones tecnológicas.
Eso puede ser una oportunidad, pero también puede generar confusión.
Comprar una herramienta porque incorpora inteligencia artificial no garantiza que vaya a resolver un problema empresarial.
Antes de elegir una solución conviene conocer:
Qué problema queremos resolver.
Qué proceso queremos mejorar.
Qué información necesitamos.
Quién interviene en el proceso.
Qué resultado esperamos obtener.
Cómo vamos a comprobar si la solución realmente ha mejorado el proceso.
La tecnología debería estar al servicio del objetivo empresarial.
No al contrario.
Nuestra opinión: primero entender, después transformar
En CongresSolutions creemos que la transformación digital debería comenzar con una mirada hacia dentro de la empresa.
Antes de hablar de herramientas hay que hablar de procesos.
Antes de hablar de automatización hay que hablar de necesidades.
Y antes de hablar de inteligencia artificial hay que preguntarse para qué queremos utilizarla.
La IA ofrece posibilidades muy interesantes, pero incorporarla sin una estrategia puede convertirla simplemente en otra herramienta dentro de una organización que ya utiliza demasiadas.
La cuestión no es tener más tecnología.
La cuestión es utilizar mejor la tecnología disponible y elegir adecuadamente aquella que realmente necesitamos.
Una reflexión para terminar
Quizá la primera pregunta que debería hacerse una empresa que quiere avanzar en digitalización no sea:
¿Qué herramienta de inteligencia artificial deberíamos comprar?
Quizá debería ser:
¿Qué estamos haciendo hoy que podríamos hacer mejor mañana?
A partir de esa pregunta comienza una conversación mucho más interesante.
Una conversación sobre procesos.
Sobre información.
Sobre personas.
Sobre productividad.
Sobre automatización.
Y, cuando tenga sentido, sobre inteligencia artificial.
La transformación digital no empieza con una herramienta. Empieza cuando una empresa decide revisar cómo trabaja.